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Case Study Referenz Strategie Strukturen o-byte UBEGA

Titelfoto: Beratung und Coaching tragen zur persönlichen Weiterentwicklung und unternehmerischem Wachstum bei (Quelle: Pixabay)

Case Study über die o-byte.com aus Münster

Aus der Krise zur nachhaltigen Entwicklung von Unternehmen und Unternehmer

Weckruf: Probleme beim Hersteller verdeutlichen die eigenen Herausforderungen

Die o-byte GmbH & Co. KG ist ein Münsteraner IT-Unternehmen mit Spezialisierung auf Telekommunikation. Der STARFACE-Anbieter versteht sich als Partner für Business-Telekommunikation und betreut Kunden bei der Einführung und Integration von Telefonanlagen, mit Schwerpunkt auf die Branchen Ärzte und Steuerberater. Als zertifizierter STARFACE Module Creator werden Mehrwerte in Form von Erweiterungen für die Telefonanlage geschaffen, mit denen sich Telefonsysteme flexibel an Kundenbedürfnisse anpassen lassen.

2011 von zwei Geschäftspartnern gegründet, hat das Unternehmen heute 20 Mitarbeiter:innen und ist deutschlandweit aktiv.

2015 war die o-byte.com in einer herausfordernden Lage: Das Unternehmen hatte ein schlechtes Jahr, die Zahlen verschlechterten sich zum Vorjahr weiter und der Überblick fehlt. „Wir waren eine ziemliche Chaosbude,“ beschreibt Geschäftsführer Thomas Endler die Situation, „aber unsere Probleme wären vermutlich noch eine ganze Weile nicht aufgeflogen, wenn es nicht auch bei unserem Partnerhersteller massive Qualitätsprobleme gegeben hätte.“

Case Study Referenz Strategie Strukturen o-byte UBEGA

Foto: Ohne Plan und Strukturen verschärft sich die Lage bei der o-Byte. (Quelle: Pixabay)

Umsatzeinbuße zwischen 10% und 20% waren die Folge, bereits vorhandene Liquiditätsengpässe verschärften sich. Bei Thomas Endler schrillten die Alarmglocken und er holte Holger Kämmerer, den er bereits als iTeam-Partner und von einem Inhouse Strategie-Workshop kannte, ins Boot.

Turnaround-Beratung - Trennung vom Geschäftspartner - Wachstumskurs

Es folgten zwei Jahre Turnaround-Beratung, die mit einem schonungslosen, ehrlichen Blick auf die aktuelle Situation und einer klaren Liste mit dringend notwendigen ToDo’s zur Rettung des Unternehmens starteten. „Ich habe die schlimmste Abreibung meines Lebens bekommen,“ erinnert sich Thomas Endler, „aber dann habe ich mich hingesetzt und meine Hausaufgaben gemacht und die Liste von oben nach unten abgearbeitet.“
Klarheit in den Zahlen, eine vernünftige Liquiditätsplanung und mehr Techniker-Produktivität waren das Ergebnis. Das Unternehmen kam zurück auf einen organischen Wachstumskurs.

Ende 2016 stand dem Geschäftsführer der o-byte.com ein weiterer schwieriger Schritt bevor: Sein Geschäftspartner eröffnet ihm, dass er aus dem gemeinsam gegründeten Unternehmen aussteigen will. Auch in dieser Situation nutzte Thomas Endler die Erfahrung und professionelle Begleitung durch die UBEGA: „In den Verhandlungen zur Trennung von meinem Geschäftspartner habe ich mich voll und ganz auf Holger Kämmerer verlassen.“ Thomas Endler bereitete sich mit der Unterstützung von Holger Kämmerer auf komplizierte Verhandlungen und Spannungen im Unternehmen vor: „Wir waren auf schlimmere Situationen und größere Probleme vorbereitet, als dann schlussendlich eintraten. Insgesamt waren wir sehr gut aufgestellt und haben ein besseres Ergebnis erzielt, als wir erhofft hatten.“
 
Gabriele Jahns Case Study Referenz Strategie Strukturen o-byte UBEGA

Foto: Gabriele Jahns (Quelle: UBEGA)

Bereits 2015 – parallel zur Begleitung durch Holger Kämmerer – kam Gabriele Jahns als Expertin für den Aufbau von Unternehmensstrukturen hinzu. Sie entwickelte in einem von der BAFA geförderten Projekt mit dem Team der o-byte.com ein Konzept zur agilen Unternehmensführung und dafür passende Rollen und Prozesse. 2018 wurden diese Strukturen im Rahmen eines Projektes des Förderprogramms unternehmensWert:Mensch überarbeitet und aktualisiert. 

Die Ergebnisse der gesamten Entwicklung können sich sehen lassen:
  • Aus dem Team heraus konnte eine zweite Führungsebene für Vertrieb und Technik aufgebaut werden.
  • Klare Rollen, Prozesse und definierte Schnittstellen sorgen für eine funktionierende Hotline, eine hohe Auslastung der Techniker und die eigenständige Bearbeitung von Standards und kleinen Projekten mit sehr hoher Motivation. Eine hohe Kundenzufriedenheit bestätigt dies.
  • Die klaren Aufgabenlisten für alle Mitarbeitern werden auch für die Einarbeitung neuer Mitarbeiter genutzt, die dadurch schnell eingebunden sind und teilweise bereits nach zwei Monaten ihre vereinbarten Ziele erreichen.
Thomas Endler hat mehr Freiraum für die strategischen Themen im Unternehmen gewonnen und kann sich intensiver um große Kunden kümmern.

Persönliche und Unternehmerische Entwicklung

Thomas Endler Case Study Referenz Strategie Strukturen o-byte UBEGA

Foto: Thomas Endler, Geschäftsführer der o-byte.com (Quelle: o-byte.com) 

Nach vier anstrengenden Jahren hat Thomas Endler jetzt mehr Zeit für sich und seine Familie und das bei laufendem Geschäft. Er hat die Veränderungen und die Umstrukturierung genutzt, um sich seinen eigenen Schreibtisch nicht mehr so voll zu packen. Durch die Beratung und das begleitende Coaching hat der Münsteraner die Chance erhalten, nicht nur das Unternehmen, sondern auch sich persönlich als Unternehmer und Führungskraft weiterzuentwickeln: „Ich habe noch nie so viel gelernt, wie in dieser Zeit. Ich bin deutlich gelassener und weiß, dass wir bei Problemen eine Lösung finden.“
 
In dieser intensiven Zeit der Veränderungen konnte die o-byte.com sowohl die Produktivität deutlich steigern als auch ihren einzigartigen Spirit und die Individualität bewahren. Kein einziger Mitarbeiter hat im Rahmen der Trennung der beiden Geschäftspartner das Unternehmen verlassen und nach aller Hektik herrscht nun eine gewisse Tiefenentspannung, weil jeder weiß, was er tut, und dass sie es gemeinsam immer schaffen können.
 
Auch wenn er sich momentan in seinem eigenen Unternehmen teilweise überflüssig vorkommt, weiß Thomas Endler heute sehr genau, wo er eingreifen muss und wo die Mitarbeiter ihre Aufgaben eigenständig bearbeiten können. Das Unternehmen ist mit stabilen Zahlen auf einem nachhaltigen Wachstumskurs: „Wir sind für 2018 voll in der Planung. Ohne die Begleitung durch die UBEGA, durch Holger Kämmerer und Gabriele Jahns würden wir da heute nicht stehen.“
 

Und so ging es bislang weiter

Markus Dibowski Thomas Endler Case Study Referenz Strategie Strukturen o-byte UBEGA

Foto: Markus Dibowski & Thomas Endler (Quelle: o-byte.com) 

Der Themenkomplex Rollen und Prozesse wurde 2020 mit dem gesamten Team aktualisiert, die Workshops wurden von Gabriele Jahns gewohnt professionell moderiert, mit vielen praxisorientierten Tipps aus dem Systemhaus-Alltag. Gemeinsam wurden dann Routinen erarbeitet, um regelmäßig an der weiteren Verbesserung der internen Abläufe zu arbeiten und die Service-Qualität weiter zu steigern.

2021 und 2022 gab es immer wieder kurze Austauschrunden zwischen Thomas Endler und Holger Kämmerer – hier waren „Führen auf Distanz“ und die strategische Ausrichtung der o-byte.com die Fokus-Themen.

Update 2023: Für die Firma o-byte.com stand eine neue Herausforderung an. Markus Dibowski, Geschäftsführer der ComPoint e.K. aus Köln, ein langjähriger STARFACE Partner der o-byte.com, hatte sich an Thomas Endler gewandt. Sein Wunsch: Von der Partnerschaft zum Zusammenschluss. Thomas Endler zögerte nicht lange und griff direkt zum Hörer, um sich mit Holger Kämmerer über diese Entwicklung auszutauschen.

Denn im Laufe der gemeinsamen Zusammenarbeit ist viel Vertrauen, ja sogar eine Freundschaft entstanden. Thomas schätzt den unkomplizierten Austausch mit Holger und nutzte nun dessen Expertise, die er durch eigene Zukäufe gewonnen hat. „Der Austausch mit Holger ist immer runtergebrochen auf das Wesentliche, das Ziel ist sofort klar. Er lässt mich an seinen Erfahrungen teilhaben und reflektiert diese auf meine individuelle Situation. So muss ich mir nicht alles mühsam selbst erarbeiten, sondern kann schnell und unkompliziert von seinem Knowhow profitieren.“

Der Zusammenschluss der ComPoint mit der o-byte.com wurde in Rekordzeit von 14 Tagen abgeschlossen. Ohne Bruch geht das Tagesgeschäft einfach weiter. Markus Dibowski, der nun Teil des Support-Teams der o-byte.com ist, konnte innerhalb kürzester Zeit in die laufenden Prozesse einsteigen. „Meine Kunden sind gut aufgehoben und profitieren sehr von diesem Zusammenschluss. Aus einem ‚ich‘ ist ein ‚wir‘ geworden. Ich habe hier ein Team gefunden, in dem ich schon jetzt angekommen bin und wir bauen als Team die Leistungen für meine Kunden weiter aus."

Für Thomas Endler ging die kurze Phase des Zusammenschlusses nahtlos in die weitere Verstärkung seines Teams über, so dass ein stabiles und gesundes Wachstum die Erfolgsstory der o-byte.com weiter trägt.

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